Cuando el costing tradicional ya no alcanza: la reinvención de VWW con Oracle EPCM e Inteligencia Artificial

Una hoja de ruta concreta desde la arquitectura hasta la adopción, basada en el caso real de VWW Automotive. Este caso complementa los hallazgos de la investigación "From Activity-Based Costing to AI-Based Costing: The Evolution of Cost Transparency".

“Cada trimestre, 320 horas del equipo financiero se consumían solo en actualizar el modelo de costos. Y aún así, los resultados llegaban tarde y con errores.”

Esta frase, compartida por el CFO de VWW Automotive durante una sesión de trabajo en marzo de 2024, capturaba con brutal precisión el agotamiento de un modelo tradicional que ya no daba abasto frente a la complejidad operativa de la empresa. Con 1,800 SKUs distribuidos en 45 países y plantas en tres continentes, el enfoque de costeo basado en actividades (ABC), implementado en Oracle EPCM, se había convertido en una trampa de su propio éxito: detallado, pero inerte. Preciso en papel, pero desalineado del negocio real.

El agotamiento silencioso del modelo ABC

Durante tres años, VWW mantuvo su modelo de costeo ABC con una disciplina cuasi quirúrgica. Sin embargo, los costos de oportunidad se acumulaban. El equipo financiero invertía 320 horas por trimestre solo en mantenimiento del modelo. Las encuestas manuales de actividades tenían una tasa de respuesta del 65% y frecuentemente estaban desactualizadas al momento de aplicarlas. Y lo más crítico: el modelo solo se actualizaba cada tres meses, mientras la dinámica operativa cambiaba semana a semana.

En una reunión interna, un gerente de planta comentó: “Nuestros costos no reflejan lo que pasa aquí desde hace semanas. Tomamos decisiones con datos antiguos”. Esa frase disparó una transformación.

De la teoría a la acción: el puente entre la investigación y la implementación

La investigación "From Activity-Based Costing to AI-Based Costing" realizada por Pedro San Martín, ya había identificado los límites estructurales del ABC y TDABC: subjetividad en los datos, alto esfuerzo de mantenimiento y dificultad para escalar en entornos complejos. VWW dio el siguiente paso: operacionalizar estos hallazgos en un contexto real usando Oracle EPCM Cloud y modelos de machine learning.

De la queja al cambio: iniciar una transición con IA

A inicios de 2024, VWW decidió rediseñar su enfoque de costeo, incorporando capacidades de inteligencia artificial dentro del entorno Oracle EPCM Cloud. El objetivo no era reemplazar todo de golpe, sino integrar de forma progresiva componentes de IA que pudieran aprender, adaptarse y, sobre todo, generar confianza en los usuarios.

La ruta definida incluyó cinco fases:

1. Diagnóstico actual y ROI: Se validaron limitaciones del modelo ABC y se estimó un potencial ahorro operativo de hasta 68% en mantenimiento y 85% en recolección de datos.

2. Fundación de datos: Se conectaron ERP, CRM, MES e IoT al Data Lake de Oracle para automatizar flujos de datos.

3. Desarrollo de modelos ML: Tres modelos fueron entrenados: optimización de drivers, predicción de costos y agrupación de actividades.

4. Integración en EPCM: Se crearon APIs para conectar resultados de IA con los motores de asignación de Oracle EPCM.

5. Validación paralela y rollout: Se corrieron ambos modelos en paralelo durante dos meses, mostrando mejoras del 9% en precisión y detección de anomalías 8 veces más rápida.

Mitos que cayeron (y verdades que emergieron)

En el proceso, se desmantelaron varios supuestos heredados del ABC tradicional, tal como se menciona en la literatura. Por ejemplo, el modelo de optimización, basado en Random Forest, identificó impulsores de costo que no habían sido considerados, como la temperatura ambiente o el proveedor de turno, validando los beneficios de automatización y descubrimiento citados en la investigación de Chen (2025).

También se alinearon hallazgos con los riesgos detectados en la literatura: el equipo tuvo que implementar técnicas de Explainable AI (XAI) para mitigar la percepción de "caja negra", coincidiendo con las recomendaciones de Williams (2025).

La arquitectura como habilitador silencioso

Uno de los aportes más potentes de este caso es demostrar que la integración de IA en Oracle EPCM no solo es posible, sino replicable. Se confirmó lo detallado en la documentación de Oracle sobre "Bring Your Own ML": modelos entrenados externamente se integraron en procesos de asignación automática con gobernanza compartida. Tal como predice PwC (2023), la combinación de IA + EPCM genera transparencia y agilidad financiera.

Conclusión

VWW Automotive operativizó la teoría con un enfoque responsable de adopción de IA en costos. El caso confirma que es posible alcanzar lo mejor de ambos mundos: la trazabilidad del ABC con la inteligencia adaptativa del AI-Based Costing, tal como se argumenta en la investigación base. El futuro del costeo no es elegir entre humano o máquina, sino lograr un diseño colaborativo entre reglas de negocio y modelos de aprendizaje.

Pedro San Martín Principal en Asher | PwC Interamericaspsanmartin@asheranalytics.com